قبل أن تدفع اشتراكًا في نظام ERP أو تبدأ ببناء نظام خاص، تحتاج إلى معرفة أين تختلف طريقة عمل شركتك عمّا يقدّمه السوق. أربعة أسئلة وجدول قرار يوضّحان لك متى يكفي النظام الجاهز، ومتى يستحق النظام المخصص كلفته.
يُطرح عليّ هذا السؤال في بداية أغلب المشاريع: هل نشتري نظام ERP جاهزًا، أم نبني نظامًا إداريًا خاصًا بالشركة؟ وإجابته تعيد ترتيب الميزانية وطريقة عمل الفريق للسنة القادمة.
الإجابة المختصرة
يكفي النظام الجاهز حين تكون طريقة عملكم قريبة مما استقرّ عليه السوق. ويستحق النظام المخصص كلفته حين يكون اختلافكم جوهريًا، ويتكرر كل أسبوع، ويظهر أثره في الوقت أو في المال.
أما التعديل الواسع على منتج جاهز فهو أثقل الطريقين: تدفعون اشتراكًا وتطويرًا معًا، ولا تملكون حرية أيٍّ منهما.
أربعة أسئلة قبل اختيار المنتج
قبل اختيار أي منتج، أحتاج إلى أربع إجابات:
- 1ما العملية التي تتكرر وتعطّل العمل؟
- 2من يستخدمها؟
- 3في أي نقطة تختلف عمّا صُمّم النظام الجاهز لأجله؟
- 4ما الذي يترتب على تأجيلها ستة أشهر؟
إذا كان الاختلاف في الشكل، فالجاهز هو القرار. وإذا كان في التسعير، أو في مسار الموافقات، أو في اجتماع أكثر من طرف على الإجراء نفسه، فبناء نواة خاصة بكم أوفر.
متى يكفي النظام الجاهز؟
يصلح النظام الجاهز لـ:
- المحاسبة بفواتير معتادة.
- الحضور والإجازات بصيغتهما الشائعة.
- المتجر الإلكتروني عبر بوابة دفع معروفة.
- سجل العملاء من دون مسار عمل خاص.
تحصل الشركة خلال أسابيع على حسابات وتقارير وتحديثات يتولاها صاحب المنتج، ويبقى القرار سليمًا ما دامت مستعدة للعمل بطريقة المنتج. أما إذا بدأت الجلسة الأولى بقائمة طويلة من التعديلات، فالمطلوب نظام مخصص، وتسعيره كاشتراك لا يخدم الشركة.
متى يستحق النظام المخصص كلفته؟
يُبنى النظام المخصص حين لا يكفي حقل إضافي داخل برنامج جاهز، مثل:
- سعر يتغير حسب العميل والكمية والمدينة.
- موافقة تمر بالفرع، ثم المستودع، ثم الإدارة.
- عميل وموظف وشريك وإدارة يعملون على الطلب نفسه.
- نشاط له طريقته الخاصة، كعيادة أو شركة توزيع أو مركز تدريب، ولا يوجد له منتج ناضج بالعربية يناسب حجمه.
المرحلة الأولى دورة واحدة تبدأ وتُغلق داخل النظام، بصلاحيات وسجل وتقرير. وما سوى ذلك يُؤجَّل.
متى يكون تعديل الجاهز مقبولًا؟
يبقى تعديل النظام الجاهز مقبولًا في نقطة واحدة منعزلة، كتقرير أو ربط بوابة دفع، مع إمكانية العودة إلى النسخة الأصلية. أما إذا مسّ التعديل سير العمل، فالأصح أن تُبنى هذه الدورة عندكم.
اقرأ وضع شركتك
ماذا عن الكلفة؟
في الشهر الأول، يكون النظام المخصص غالبًا أعلى كلفة. لكن على مدى سنة، قد تكون دورة واحدة أوفر من اشتراك واسع لا يُستخدم، وأوفر من نظام جاهز يحتاج إلى إصلاح كل شهر.
والبدء بالنظام الجاهز قرار حكيم إذا كانت العملية ستستقر عليه، لا إذا كان معلومًا أنها ستتركه بعد أشهر.
صفحة واحدة قبل طلب العرض
تكفي صفحة واحدة قبل طلب العرض، تتضمن:
- خطوات العملية اليوم.
- المواضع التي تُعاد فيها كتابة المعلومة نفسها.
- النقطة التي لا يستوعبها النظام الجاهز.
- معيار نجاح واحد بعد شهر.
