كيف انتقلنا من متابعة المهام عبر المحادثات إلى منظومة واضحة تجمع الفريق كله، وماذا يعني ذلك لشركتك.
كم مرة سألتَ فريقك: «أين وصلتم؟»، ثم انتظرت الجواب؟ في ريملينك كنا نطرح هذا السؤال كل يوم، إلى أن قررنا أن يجيب عنه النظام.
نحن شركة برمجيات، نساعد الشركات على تنظيم أعمالها وأتمتتها. لكننا واجهنا داخل فريقنا المشكلة نفسها التي يواجهها كثير من عملائنا: كيف نوزّع المهام، وكيف نعرف في أي مرحلة وصل كل عمل؟
وهذه قصة التغيير الذي أجريناه على أنفسنا أولاً.
كيف كان يومنا قبل ReemLink Tasks؟
كانت المهام توزَّع بيننا عبر المحادثات ورسائل واتساب. يتلقى كل واحد منا مهمته في رسالة، ويتابعها بنفسه، ثم يخبر المدير بما أنجزه حين يُسأل.
وكان المدير يتواصل معنا على مدار اليوم ليعرف الصورة كاملة: ماذا أنجز كل واحد؟ وأين توقف؟ وما الذي انتهى؟ وإلى أين وصل المشروع؟
كان هذا الأسلوب يؤدي إلى أمور مألوفة في كثير من الفرق:
- مهام مبعثرة: المهام موزعة بين محادثات عدة، ويصعب الرجوع إليها.
- حالة العمل بالسؤال: معرفة حالة العمل تعتمد على السؤال والجواب، لا على صورة واضحة أمام المدير.
- مقاطعات مستمرة: الموظف يُقاطَع ليشرح ما فعله بدل أن يتابع عمله.
- لا مرجع واحد: لا يوجد مكان واحد يجمع المهام والمشاريع وما أُنجز منها.
القرار: أن نبني أداتنا بأنفسنا
بدل أن نكيّف طريقة عملنا مع برنامج جاهز، اخترنا أن نبني تطبيقاً لإدارة المهام خاصاً بالشركة وعلى قدر احتياجاتنا، وأطلقنا عليه اسم ReemLink Tasks.
كيف يبدو العمل الآن؟
أصبح المدير يسند المهام من مكان واحد، ويتابعها، ويرى ما يعمل عليه كل شخص في الفريق. وفي نهاية اليوم يرفع كل موظف تقريراً بما أنجزه، سواء كان مهام أو مشاريع.
تقرير نهاية اليوم
من أكثر ما أفادنا في ReemLink Tasks أن كل موظف يرفع في ختام يومه تقريراً بما أنجزه. وبهذا تعمّ الفائدة الجميع:
- المدير يعرف ما تحقق دون الحاجة إلى السؤال.
- الموظف يوثّق جهده.
- الشركة يتكوّن لديها سجل واضح للعمل يمكن الرجوع إليه.
ما الذي تغيّر فعلاً؟
- 1الوضوح: صار كل شيء صريحاً وواضحاً للفريق وللمدير.
- 2المتابعة بدل المطاردة: يرى المدير حالة العمل بنفسه، فلا يحتاج إلى السؤال عنها.
- 3معرفة المطلوب: يعرف كل موظف مهامه ومسؤولياته دون البحث بين الرسائل.
- 4السهولة: صارت إدارة العمل أيسر وأسرع بكثير مما كانت عليه.
وماذا يعني هذا لشركتك؟
ليست كل شركة بحاجة إلى نظام ضخم. أحياناً يكون الحل أداة صغيرة مصممة على قدر مشكلتك. فإذا كان فريقك يدير مهامه عبر واتساب والمحادثات، وكان مديرك يقضي جزءاً من وقته في السؤال عن حال العمل، فقد تكون هذه نقطة البداية المناسبة.
وهذا ما نفعله لعملائنا أيضاً: نحلل طريقة عملهم، ثم نبني أنظمة مخصصة وأتمتة لمسارات العمل تناسب احتياجاتهم.
